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Phase 5: Effizient arbeiten

Effizient arbeiten mit KI. Ohne dass dein Team zum IT-Projekt wird.

Die meisten kleinen Betriebe verlieren jede Woche Stunden an Aufgaben, die eine KI in Minuten erledigt. Effizient arbeiten heißt nicht, mehr Werkzeuge zu kaufen, sondern die richtigen Abläufe zu finden und dein Team zu befähigen. Genau dort setzen wir an. Gemeinsam, Schritt für Schritt, im Tempo deines Betriebs.

Kostenloses Erstgespräch
Wo die Zeit verschwindet

Wie sieht eine typische Woche aus?

Nicht die große Software frisst die Zeit, sondern die kleinen Aufgaben, die sich jede Woche wiederholen. Ein Beispiel aus einem Beratungsbetrieb, bevor und nachdem wir die passenden KI-Abläufe aufgebaut haben.

Vorher
Berichte und Protokolle tippen5 h
E-Mails formulieren und übersetzen3 h
Daten aus PDFs in Excel übertragen2 h
Texte für Angebote zusammensuchen2 h
Routine pro Woche12 h
Nachher
Berichte aus Stichworten erzeugen1 h
Mehrsprachige Mails per Vorlage0,5 h
PDF-Daten automatisch auslesen0,5 h
Angebotstexte aus Bausteinen0,5 h
Routine pro Woche2,5 h

Beispielhafte Werte aus einem Beratungsbetrieb. Wie viel bei dir herauskommt, hängt von deinen Abläufen ab. Genau das schauen wir uns zuerst an.

Passt das zu dir?

Für wen ist das das Richtige?

Das passt zu dir wenn...

  • Dein Team viel Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben verbringt
  • Du KI ausprobiert hast, aber nicht weißt, wo sie wirklich hilft
  • Du willst, dass dein Team die Werkzeuge danach selbst bedient

Vielleicht nicht das Richtige wenn...

  • Du eine fertige Software ohne Mitarbeit suchst, die alles automatisch erledigt
  • Dein Engpass woanders liegt, dann reden wir zuerst über das eigentliche Problem
Warum sich das lohnt

Drei Gründe, jetzt anzufangen

2025
seit Februar verlangt der EU AI Act KI-Kompetenz von allen, die KI im Betrieb nutzen
1×
einmal sauber aufgebaut, arbeitet ein KI-Ablauf jede Woche für dich weiter
0 €
kostet das Erstgespräch, in dem wir den größten Hebel finden

Künstliche Intelligenz ist für kleine Betriebe längst nutzbar, ohne eigene IT-Abteilung und ohne großes Budget. Die Werkzeuge sind da. Was fehlt, ist meistens die Antwort auf zwei Fragen: Wo lohnt sich der Einsatz wirklich, und wie bringe ich mein Team dazu, die Werkzeuge sicher zu nutzen? Wir beantworten beide gemeinsam mit dir. Nicht mit einem Konzept-PDF, das in der Schublade landet, sondern mit Abläufen, die dein Team am nächsten Tag verwenden kann.

Konkrete Beispiele

Womit Betriebe oft anfangen

Du musst nicht den ganzen Betrieb umkrempeln. Meistens reicht es, mit einer einzigen wiederkehrenden Aufgabe zu starten und von dort weiterzugehen. Diese vier kommen besonders häufig vor.

Berichte und Protokolle

Aus ein paar Stichworten oder einer Tonaufnahme entsteht ein sauber formulierter Bericht. Was vorher eine Stunde Tippen war, dauert ein paar Minuten Korrekturlesen.

Mehrsprachige Korrespondenz

E-Mails und Schreiben in mehreren Sprachen, in einem einheitlichen Ton und mit deinen Vorlagen. Besonders nützlich, wenn du mit Menschen aus verschiedenen Ländern arbeitest.

Daten aus Dokumenten

Zahlen und Angaben aus PDFs oder gescannten Belegen landen automatisch in deiner Tabelle, statt sie von Hand abzutippen. Weniger Übertragungsfehler inklusive.

Angebote und Textbausteine

Wiederkehrende Texte für Angebote, Antworten auf typische Anfragen oder Produktbeschreibungen entstehen aus Bausteinen, die du einmal mit uns aufsetzt.

Welche dieser Aufgaben bei dir am meisten Zeit frisst, finden wir gemeinsam heraus. Aufwändigere Vorhaben wie Verbindungen zwischen mehreren Programmen setzen wir mit geprüften Technik-Partnern um, statt etwas zu liefern, das wir nicht dauerhaft verantworten können.

Je nachdem, wo du stehst

Drei Wege in die effiziente Arbeit

Die meisten starten beim Überblick und arbeiten sich vor. Du kannst aber auch direkt einsteigen, wenn du schon weißt, was du brauchst. Jeder Weg lässt sich einzeln buchen.

Schritt 1

Prozesslandkarte erstellen

Bevor irgendwas automatisiert wird, schauen wir uns deine Abläufe an und halten fest, wo die meiste Zeit verloren geht. Das Ergebnis ist eine klare Landkarte deiner Prozesse mit den Stellen, an denen sich KI wirklich lohnt. So vermeidest du, in das falsche Werkzeug zu investieren.

Zur Prozesslandkarte
Schritt 2

KI-Werkstatt

Hier bauen wir gemeinsam. Im Co-Work entstehen die ersten Werkzeuge für deinen Alltag, und in einem Workshop lernt dein Team, sie sicher zu bedienen. Umsetzung und Schulung greifen ineinander, damit das Wissen im Betrieb bleibt und nicht bei einem externen Dienstleister.

Zur KI-Werkstatt
Schritt 3

KI-Kompetenz & EU AI Act

Seit Februar 2025 verlangt der EU AI Act, dass dein Team genug über die genutzten KI-Werkzeuge weiß. Wir bereiten euch organisatorisch darauf vor: Schulung, eine Inventur eurer KI-Werkzeuge und Vorlagen für die Dokumentation. Juristische Detailfragen gehören zu eurem eigenen Rechtsbeistand, etwa Anwalt oder WKO-Rechtsberatung.

Zur KI-Kompetenz
Schritt für Schritt

Wie läuft die Zusammenarbeit ab?

1

Erstgespräch

In 30 Minuten klären wir, wo bei dir die meiste Zeit verloren geht und ob KI dafür der richtige Hebel ist. Kostenlos, ohne Verkaufsdruck.

2

Überblick gewinnen

Wir nehmen deine Abläufe auf und halten fest, welche Aufgaben sich lohnen und welche nicht. Du bekommst eine klare Prozesslandkarte.

3

Gemeinsam umsetzen

Im Co-Work bauen wir die ersten Werkzeuge auf. Du bist dabei und siehst, wie sie funktionieren, statt eine fertige Black-Box zu bekommen.

4

Team befähigen

In einem Workshop lernt dein Team, die Werkzeuge sicher einzusetzen. Auf Wunsch mit Vorbereitung auf die KI-Kompetenz nach EU AI Act.

5

Übergabe

Nach dem Workshop gehört das System dir. Du kannst es selbst anpassen. Eine begleitende Coaching-Pauschale ist möglich, aber kein Muss.

6

Nachjustieren

Nach ein paar Wochen schauen wir, was sich bewährt hat und wo es noch hakt. KI-Werkzeuge ändern sich, deine Abläufe dürfen mitwachsen.

Wie wir arbeiten

Wir bauen gemeinsam, nicht über deinen Kopf hinweg

Viele Anbieter liefern eine fertige Automatisierung und verschwinden wieder. Sobald sich dann etwas ändert, ein Werkzeug ein Update bekommt oder eine Schnittstelle bricht, steht der Betrieb ohne Wissen da. Wir machen das anders. Bei uns sitzt du beim Aufbau daneben und verstehst, wie die Werkzeuge funktionieren.

Dieses Co-Work-Modell hat einen einfachen Grund: Das Wissen soll in deinem Betrieb bleiben, nicht bei einem Dienstleister, von dem du abhängig bist. Du sollst die Werkzeuge danach selbst bedienen, anpassen und an neue Mitarbeitende weitergeben können. Wir sind Werkzeug-Coach, nicht Software-Lieferant.

Was wir aufbauen, läuft auf Werkzeugen von Anbietern wie OpenAI, Microsoft oder Google. Änderungen an diesen Diensten liegen außerhalb unseres Einflusses. Deshalb arbeiten wir als Beratung und Begleitung, mit einer ehrlichen Übergabe statt eines Versprechens, dass alles für immer unverändert läuft. Für tiefere technische Integrationen oder juristische Fragen ziehen wir geprüfte Partner hinzu, statt etwas zu liefern, das wir nicht verantworten können.

Passt gut dazu

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Förderberatung

Für Digitalisierungs-Vorhaben gibt es Förderungen. Wir prüfen, was zu deinem Projekt passt.

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Häufige Fragen

Fragen zum Arbeiten mit KI

Es bedeutet, wiederkehrende Aufgaben wie Berichte, E-Mails oder das Übertragen von Daten mit KI-Werkzeugen schneller zu erledigen. Nicht durch mehr Software, sondern durch die passenden Abläufe und ein Team, das die Werkzeuge sicher bedient. Wir nehmen zuerst auf, wo im Alltag die meiste Zeit verloren geht, und setzen dort an.
Nein. Wir bauen die Werkzeuge gemeinsam mit dir und deinem Team auf, in verständlicher Sprache und im Co-Work. Du musst nicht programmieren können. Am Ende kannst du die Abläufe selbst bedienen und anpassen.
Wir arbeiten mit den Werkzeugen, die zu deinem Betrieb passen, meist ChatGPT, Microsoft Copilot oder Gemini. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern der Ablauf dahinter. Wenn du bereits Microsoft 365 nutzt, knüpfen wir oft direkt an Copilot an.
Darum geht es nicht. Es geht darum, dass dein Team weniger Zeit mit Routine verbringt und mehr Zeit für die Arbeit hat, die wirklich zählt. KI nimmt die Fleißarbeit ab, die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Die Pakete starten als Festpreis-Workshops und werden nach deinem Bedarf zugeschnitten. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wo der größte Hebel liegt, und du bekommst eine ehrliche Einschätzung, was sich lohnt und was nicht.
Ja. Seit Februar 2025 verlangt Art. 4 EU AI Act, dass Beschäftigte, die KI nutzen, ausreichend KI-Kompetenz haben. Wir bereiten dein Team organisatorisch darauf vor, mit Schulung, Inventur eurer KI-Werkzeuge und Dokumentations-Vorlagen. Die juristische Auslegung im Einzelfall übernimmt dein eigener Rechtsbeistand, etwa Rechtsanwalt oder WKO-Rechtsberatung.
Bereit?

Lass uns in 30 Minuten klären, wo dein größter Hebel liegt.

Kein Verkaufsgespräch. Kein Blabla. Wir schauen gemeinsam auf deinen Alltag und du bekommst eine ehrliche Einschätzung, ob und wo KI dir Zeit spart.

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+43 670 2045585 office@digitalisierungswerkstatt.at